De decembermaand kan behoorlijk wat vragen van je organisatie en ICT. Meer klanten, meer bestellingen, extra personeel en overvolle agenda’s zorgen voor piekbelasting. Juist dan wil je kunnen vertrouwen op een ICT-omgeving die gewoon werkt. Wegvallend internet, een haperende bonprinter of een medewerker die niet kan inloggen kosten tijdens de kerstdrukte al snel onnodig tijd, omzet en frustratie. Met de onderstaande checklist controleer je vooraf of jouw ICT-omgeving klaar is voor de drukste weken van het jaar.
1. Werkt de internetverbinding stabiel?
Bijna alle systemen draaien tegenwoordig op internet. Denk aan kassasystemen, telefonie, pinbetalingen en werken in de cloud.
Controleer daarom:
- Is je internetverbinding stabiel tijdens de piekuren?
- Is de verbinding snel genoeg?
- Heb je de laatste tijd last gehad van storingen en/of vertragingen?
- Is er een back-upverbinding beschikbaar als internet uitvalt?
- Weet je team wat het moet doen bij een storing?
2. Heb je voldoende kassa’s en werkplekken?
Tijdens piekmomenten telt iedere minuut. Een kassapunt dat niet werkt of een medewerker die geen beschikbare werkplek heeft, zorgt direct voor vertraging. Loop daarom na:
- Werken alle kassa’s goed?
- Zijn scanners, kassalades, handhelds en beeldschermen in orde?
- Heb je voldoende werkplekken voor extra of tijdelijke medewerkers?
- Kunnen medewerkers op iedere benodigde locatie inloggen?
- Zijn alle benodigde updates uitgevoerd?
- Kan jouw ICT-dienstverlener altijd meekijken in het geval van problemen?
Test en vervang apparatuur indien nodig liever vooraf dan op het moment dat er een rij klanten voor je staat. Dat scheelt een hoop frustratie en geld.
3. Werken bonprinters en printers goed?
Zeker in de horeca en retail kan een defecte bonprinter direct voor problemen zorgen. Controleer:
- Print iedere bonprinter goed?
- Kan er vanaf iedere kassa en/of door elke gebruiker geprint worden?
- Heb je voldoende papier, cartridges en andere gebruikersartikelen op voorraad?
- Zijn kabels en aansluitingen in orde?
4. Is je telefonie klaar voor extra drukte?
Rond de feestdagen neemt ook het aantal telefoontjes vaak toe. Klanten bellen over openingstijden, bestellingen, reserveringen of andere vragen.
Controleer daarom:
- Werken alle toestellen?
- Zijn er voldoende toestellen beschikbaar?
- Klopt het keuzemenu nog?
- Wat hoort de klant als de vestiging gesloten is?
- Worden oproepen goed doorgeschakeld?
- Kunnen collega’s ook mobiel of thuis gesprekken aannemen als dat nodig is?
5. Kunnen alle collega’s inloggen?
December betekent bij veel organisaties ook extra personeel, vakanties en wisselende diensten. Dan wil je voorkomen dat iemand op drukke dagen nog toegang moet krijgen.
Loop daarom vooraf na:
- Hebben tijdelijke medewerkers de juiste rechten?
- Kan iedereen inloggen met 2FA?
- Zijn wachtwoorden en inloggegevens in orde?
- Zijn de wachtwoorden sterk genoeg?
- Worden er eisen gesteld aan wachtwoorden (lengte, speciale tekens etc.)?
- Zijn accounts van vertrokken medewerkers afgesloten?
6. Zijn de systemen bijgewerkt?
Updates uitvoeren tijdens de drukte periode van het jaar? Dat is nooit een goed idee! Tegelijkertijd wil je wel up-to-date zijn.
Controleer daarom op tijd:
- Zijn kassa’s, schermen en laptops bijgewerkt?
- Draaien kassasystemen op de juiste versie?
- Zijn servers en netwerkapparatuur up-to-date?
- Werken alle applicaties nog goed na updates?
- Is er een centrale plek beschikbaar waarop je dit kan inzien en bijhouden?
Plan grote wijzigingen en updates ruim voor de piekperiode.
7. Heb je een goede back-up?
Een storing is vervelend. Data verliezen kan nog veel grotere gevolgen hebben. Controleer daarom, met eventueel je ICT-partij, :
- Hoe vaak wordt er een back-up gemaakt?
- Kun je zien of de back-ups lukken?
- Staat de back-up op een veilige locatie?
- Is eerder getest of gegevens ook echt teruggezet kunnen worden?
8. Is je cybersecurity op orde?
Drukke periodes creëren kansen voor cybercriminelen. Medewerkers werken sneller, ontvangen meer mails en letten soms minder goed op verdachte berichten.
- Herkennen medewerkers verdachte mails, telefoongesprekken en links?
- Staat 2FA aan?
- Weten zij waar ze een verdacht bericht kunnen melden?
- Zijn oude accounts of onnodige rechten verwijderd?
- Weten medewerkers waar ze terecht kunnen bij vragen over cybersecurity?
Klaar voor de decemberdrukte?
Kun je alle punten hierboven afvinken? Dan start je de drukste weken van het jaar met een stuk meer zekerheid. Staat er in de checklist iets waar je over twijfelt? Of wil je jouw ICT-omgeving vooraf laten controleren? Neem dan contact op met BizzCon. We kijken graag met je mee, zodat jouw ICT tijdens de decemberdrukte gewoon blijft draaien.